Appsheet ứng dụng • 02.08.24

Ứng dụng sử dụng app quản lý mua hàng với appsheet

1. Khai báo thông tin ban đầu

✅ Link app demo

✅ Link học quản lý kho

✅ Link học quản lý chấm công

Các thông tin cần nhập liệu ban đầu bao gồm.

1.1. Thông tin người dùng

Để truy cập thông tin người dùng thì các bạn hãy chọn tới biểu tượng người dùng trên trang chủ của App.

Trên đây là các thông tin về tất cả các người dùng của App.

1.1.1. Tạo mới người dùng

Để có thể tạo mới người dùng thì bạn hãy ấn vào nút phía trên cùng bên tay phải để thêm người dùng mới.

Trên đây là các thông tin người dùng cần điền.

Mã nhân viên sẽ được tự động tạo theo dạng NVxxx với xxx được tự động tính toán tự động và điền vào. Nếu bạn muốn tạo tay mã nhân viên thì có thể gõ lại nếu muốn.

Các trường có dấu * là bắt buộc phải điền.

Với trường Chức vụ có mặc định 2 giá trị là Quản lý và Nhân viên.

Trong trường hợp bạn muốn điền 1 chức vụ chưa có sẵn thì bạn có thể tự gõ vào và ấn Thêm.

Các quyền xem, thêm, sửa, xoá bạn sẽ tự chọn trong danh sách các quyền đã được thiết lập sẵn.

Với Ghi chú bạn có thể điền nếu cần.

Ngoài ra các thông tin Ngày tạo và Người tạo sẽ được hệ thống tự động ghi nhận và không thể sửa được.

Sau khi tạo thành công thì danh sách các User đã tạo sẽ được ghi nhận ở đây.

1.1.2. Chỉnh sửa thông tin người dùng

Trường hợp bạn muốn chỉnh sửa thông tin người dùng thì hãy chọn người dùng mà bạn muốn.

Sau đó hãy ấn vào biểu tượng trên thanh công cụ.

Giao diện Form nhập liệu ban đầu hiện ra. Bạn có thể sửa lại thông tin theo ý mà bạn muốn.

Sau khi sửa xong thì bạn chỉ cần ấn lại là xong.

1.2. Thông tin công ty

Để truy cập thông tin công ty bạn hãy truy cập vào biểu tượng này ngoài trang chủ của App.

Với thông tin công ty thì bạn chỉ cần nhập 1 lần duy nhất ngay từ đầu.

Để tạo công ty thì bạn hãy click vào biểu tượng nằm trên cùng bên tay phải.

Tại đây bạn chỉ cần điền các thông tin liên quan công ty của bạn là được.

Trong trường hợp các thông tin công ty có thay đổi thì bạn hãy click vào tên công ty rồi ấn vào biểu tượng .

Sau đó bạn hãy sửa lại thông tin và ấn là được.

1.3. Hàng hoá

Để truy cập danh sách hàng hoá và tạo hàng hoá mới thì bạn hãy chọn tới biểu tượng này trên trang chủ của App.

1.3.1. Tạo mới mã hàng hoá

Để tạo mới mã hàng hoá thì bạn hãy ấn vào biểu tượng phía trên cùng bên tay phải.

Bạn hãy tiến hành nhập đủ các thông tin. Các trường có dấu * là bắt buộc phải điền.

Trong trường hợp sản phẩm bạn tạo giống 1 sản phẩm nào trước đó thì bạn có thể sử dụng tính năng Sản phẩm tương tự.

Giả sử bạn chọn tới mã SP002.

Các thông tin của mã SP002 sẽ được điền tự động vào Form hàng hoá.

Đến đây bạn hãy sửa đổi các thông tin là được.

Với loại hàng hoá thì bạn có thể chọn các mã đã được tạo sẵn hoặc nếu muốn tạo thêm thì bạn hãy gõ trực tiếp và ấn Thêm là được.

Bạn cần chú ý là các ô có chữ mờ là tìm kiếm thì bạn chỉ có thể chọn trong danh sách có sẵn. Còn nếu có thêm hoặc tìm kiếm thì bạn có thể thêm trực tiếp.

Với các trường chỉ có chữ tìm kiếm, nếu muốn tìm mới thì bạn hãy ra trang chủ và vào phần nhập liệu tương ứng để bổ sung thêm thông tin.

1.3.2. Sửa đổi mã hàng hoá

Trường hợp bạn muốn sửa đổi mã hàng hoá thì hãy chọn mã hàng hoá đó trước. Sau đó ấn vào biểu tượng .

Sau khi sửa xong các thông tin cần thiết thì bạn ấn để lưu lại là được.

1.4. Nhà vận chuyển

Để tạo mới nhà vận chuyển hay nhà cung cấp thì bạn hãy truy cập tới biểu tượng này ngoài trang chủ của App.

1.4.1. Tạo mới nhà vận chuyển

Để tạo mới nhà vận chuyển thì ta hãy chọn tới biểu tượng phía trên cùng bên tay phải.

Bạn tiến hành nhập liệu tương tự như Form hàng hoá.

1.4.2. Sửa đổi thông tin nhà vận chuyển

Trường hợp bạn muốn sửa đổi thông tin nhà vận chuyển thì bạn hãy chọn tới mã nhà vận chuyển.

Sau đó bạn hãy chọn tới biểu tượng trên thanh công cụ.

Sau khi tiến hành chỉnh sửa thông tin thành công. Ta chỉ cần ấn để lưu lại thay đổi là được.

1.5. Mã ngân sách, Mã máy móc thiết bị, Mã phòng ban, Giá ngân sách

Các trường này bạn có thể tạo mới và chỉnh sửa sau khi tạo tương tự như nhà vận chuyển, mã hàng hoá đã được hướng dẫn ở trên.

Các phần này có thể truy cập tới thông qua các biểu tượng nằm ở trang chủ của App.

2. Làm yêu cầu mua hàng

Để tạo yêu cầu mua hàng thì bạn hãy chọn tới biểu tượng này ngoài trang chủ.

Danh sách yêu cầu mua hàng

2.1. Tạo yêu cầu mua hàng mới

Để tạo yêu cầu mua hàng mới thì bạn hãy click vào biểu tượng dấu nằm trên cùng bên tay phải.

Tại đây Số PR được tự động tạo ra. Nếu bạn muốn thay đổi thì có thể gõ lại (không khuyến khích)

Với loại PR thì bạn có thể chọn theo danh sách có sẵn hoặc gõ thêm giá trị mới nếu muốn thêm.

Danh sách mã bộ phận được tạo sẵn trong phần Phòng ban.

Nếu bạn muốn tạo thêm mã mới thì hãy vào phần Mã phòng ban tại trang chủ để tạo thêm.

Với mục đích mua hàng bạn có thể chọn trong danh sách đã có sẵn hoặc tạo mới nếu muốn.

Lưu ý là khi muốn thêm mã mới thì hãy gõ giá trị muốn thêm vào mục đích mua hàng và ấn thêm.

Ngày nhập PR sẽ được tự động lấy theo ngày giờ của hệ thống lúc bạn ấn vào tạo phiếu.

Tiếp theo bạn hãy ấn vào bảng giao hàng chi tiết > Thêm mới để có thể thêm chi tiết yêu cầu mua hàng. (Lưu ý là bạn có thể thêm sau bằng cách chọn mã PR đã tạo và thêm bảng giao hàng chi tiết sau)

Nhập thông tin và lưu lại.

Sau khi nhập xong thì ta sẽ có kết quả như sau.

Trường hợp bạn muốn có thêm mã khác nữa thì ấn vào thêm mới.

Nếu cần có thể thêm chữ ký của người làm PR.

Thông tin người tạo và ngày tạo sẽ được lấy tự động theo hệ thống.

Trường hợp tạo xong mà chưa thấy phiếu thì ta sẽ đồng bộ là được.

Thông tin phiếu được ghi nhận tại đây.

Trường hợp bạn muốn theo dõi chi tiết PR thì ta sẽ ra trang chủ và chọn tới biểu tượng sau.

2.2. Chỉnh sửa yêu cầu mua hàng

Để chỉnh sửa yêu cầu mua hàng thì bạn có thể truy cập vào từ yêu cầu mua hàng hoặc yêu cầu mua hàng chi tiết.

2.2.1. Chỉnh sửa từ yêu cầu mua hàng

Đầu tiên bạn hãy chọn tới yêu cầu mua hàng bạn muốn chỉnh sửa.

Tiếp theo bạn hãy chọn tới nằm phía trên cùng bên tay phải.

Tại đây bạn kích đúp vào biểu tượng trong phần dưới đây.

Tiếp theo bạn hãy click đúp vào dòng chi tiết muốn sửa.

Chỉnh sửa lại trên form nhập liệu và ấn

Tiếp tục ấn để lưu phiếu đã chỉnh sửa.

2.2.2. Chỉnh sửa từ yêu cầu mua hàng chi tiết

Chọn Yêu cầu mua hàng chi tiết từ trang chủ của App.

Tại đây bạn click đúp vào phiếu muốn sửa.

Sau đó nhấn để chỉnh sửa phiếu.

Sau khi chỉnh sửa xong bạn hãy ấn để lưu phiếu lại.

2.3. Duyệt PR

Sau khi đã chỉnh sửa PR thành công. Giờ sẽ tới bước duyệt PR.

Bạn cần chọn vào dòng PR mà bạn muốn duyệt.

Để duyệt PR thì bạn chỉ cần click vào nút Duyệt nhận PR là được.

Tại đây bạn có thể lựa chọn giữa việc Đã nhận, Xem xét và Không mua.

Thông tin sẽ được cập nhật về có xác nhận mua hàng hay không và ghi chú của nhân viên mua hàng.

Dữ liệu được Update Đã nhận và Không mua.

3. Làm đơn đặt hàng

Sau khi bạn đã có PR thì bạn mới có thể làm đơn đặt hàng.

Để truy cập phần này thì bạn click vào icon bên dưới tại trang chủ của App.

3.1. Tạo đơn đặt hàng mới

Bạn sẽ ấn vào dấu phía góc trên cùng bên tay phải để tiến hành tạo đơn đặt hàng mới.

Tại đây chúng ta sẽ nhập các thông tin tương tự như các mục trước.

Giờ ta cần thêm mới thì ta sẽ chọn tới nút

Tại phần bảng PO chi tiết.

Ta cần nhập thông tin vào Form đơn đặt hàng chi tiết.

Số PR sẽ được tự động lấy từ các PR đã được xác nhận ở bước trước.

Thông tin PR được chấp nhận bao nhiêu sẽ được tự động lấy từ dữ liệu.

Giả sử ta cố tình nhập số lượng PO lớn hơn PR thì sẽ báo lỗi Thông tin này không hợp lệ ngay lập tức.

Khi bạn điều chỉnh lại số lượng mua hàng là sẽ hết báo lỗi.

Giá mua bạn cần nhập tay vào.

Các thông tin còn lại sẽ được tự động tính toán.

Sau khi nhập hết thông tin thì bạn hãy ấn để lưu lại.

Thông tin phiếu sẽ được ghi nhận trong phần Đơn đặt hàng.

3.2. Sửa đơn đặt hàng

Trong trường hợp bạn muốn sửa lại đơn đặt hàng thì bạn chỉ cần chọn đơn đặt hàng muốn sửa và chọn tới để tiến hành chỉnh sửa lại đơn đặt hàng.

Trường hợp muốn sửa chi tiết thì bạn click vào đây

Sau đó xuất hiện chi tiết đơn đặt hàng. Bạn chọn dòng chi tiết muốn sửa là được.

Sau khi sửa xong thì bạn ấn Lưu để lưu lại.

3.3. Theo dõi chi tiết đơn đặt hàng

Để theo dõi chi tiết đơn đặt hàng thì bạn click vào biểu tượng dưới đây ngoài trang chủ của App.

Bạn có thể tiến hành chỉnh sửa đơn đặt hàng chi tiết mà bạn muốn ở đây.

3.4. Chỉnh sửa đơn đặt hàng bị làm sai

Để chỉnh sửa lại 1 PO đã tạo mà muốn thay đổi con số trên PO nếu bạn làm sai thì bạn cần chọn phiếu chi tiết đơn đặt hàng làm sai để xoá đi bằng cách ấn vào biểu tượng .